113/2016 - Nuove modalità di gestione delle comunicazioni - Avvio utilizzo messaggistica interna e sportello digitale piattaforma SCUOLA DIGITALE.

A tutto il personale DOCENTE e ATA

 

Si informano tutti i destinatari che, ai sensi della normativa vigente in materia di dematerializzazione e razionalizzazione della spesa pubblica, questo Istituto Comprensivo adotterà, a partire dalla presente circolare, nuove modalità di gestione delle comunicazioni interne.
Tale processo di dematerializzazione , già avviato dal nostro Istituto con l'adozione del registro elettronico ed il passaggio all'archiviazione digitale, sarà gradualmente esteso ai sensi di quanto previsto dalla semplificazione amministrativa.

In particolare in applicazione di quanto dispone il comma 3 dell'art. 47 – Capo IV del CAD: "Le pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati".
Il nostro istituto, ormai da anni, utilizza la posta elettronica come mezzo di comunicazione con le proprie scuole ed i propri dipendenti, con notevole riduzione del flusso di informazioni cartacee.
Per tale processo però è stato finora utilizzato il canale ordinario di posta elettronica, con invio delle comunicazioni agli indirizzi di posta dei plessi scolastici e la pubblicazione delle comunicazioni interne e delle principali informazioni sul sito dell'Istituto.
Sul sito inoltre è presente da anni una sezione dedicata alla modulistica, per l'utenza esterna e il personale interno.
Quindi questa amministrazione ha da tempo messo a disposizione la modulistica in formato digitale, anziché cartaceo, ma non ha finora imposto che tale modulistica fosse anche restituita in formato digitale, tant'è che ancora oggi la maggior parte delle istanze dei nostri dipendenti pervengono in formato cartaceo o, peggio ancora, via Fax. Ciò anche perché, con l'invio per posta elettronica ordinaria, si poneva il problema della mancanza della firma sulle domande.
Ora, dal 12 dicembre prossimo, non sarà più possibile nemmeno l'acquisizione a protocollo delle comunicazioni cartacee in entrata.
Pertanto, per una migliore gestione dei flussi in uscita ed in ingresso, sarà utilizzato il nuovo gestionale "SEGRETERIA DIGITALE", acquistato dall'Istituto per l'archiviazione digitale dei documenti.
Con tale sistema sarà possibile assegnare a ciascun dipendente una casella di posta elettronica interna, che verrà utilizzata sia dalla segreteria che dai dipendenti per lo scambio di informazioni e documentazione.
Attraverso il medesimo gestionale, ciascun dipendente potrà accedere al servizio Sportello digitale per inviare alla segreteria le proprie istanze (richiesta assenze, ferie, permessi, ecc.) che saranno compilabili on-line e/o attraverso apposita modulistica scaricabile, da compilare telematicamente e restituire compilata utilizzando lo stesso portale. Il fatto che l'accesso al sistema avvenga attraverso credenziali rilasciate dalla scuola e pertanto di origine certa, consentono di "ovviare" alla mancanza della firma autografa, poiché le credenziali utilizzate sono da considerare "firma elettronica" a tutti gli effetti, da ritenersi sufficiente per tutte le comunicazioni interne all'amministrazione e prive di rilevanza esterna.
Pertanto tutti i nostri dipendenti (docenti e personale ATA) dovranno:
1. Utilizzare, per l'invio delle richieste di assenza, il servizio "Sportello digitale" sulla piattaforma;
2. Utilizzare, sullo stesso portale, il nuovo canale di messaggistica interna che sostituirà l'utilizzo della posta elettronica ordinaria per le comunicazioni con i plessi. Tale nuovo sistema offre almeno 2 vantaggi:

  • Sarà possibile per i dipendenti visionare esclusivamente le circolari trasmesse dalla segreteria e/o da altri dipendenti interni all'Istituto evitando così di ricevere enormi quantità di "posta spazzatura".
  • Ogni dipendente potrà visionare la posta inviata, senza più la necessità che ci sia, in ogni plesso, un "incaricato" addetto alla posta come è stato fino ad ora.

In applicazione di quanto sopra, nei prossimi giorni la segreteria provvederà a generare le utenze per tutti i propri dipendenti. Le credenziali di tali utenze (username e password provvisoria) saranno inviate a ciascuno sull'indirizzo di posta elettronica comunicato alla segreteria (solo per chi non fosse in possesso di casella mail, le credenziali verranno consegnate in formato cartaceo).
Sul sito dell'Istituto è già stato creato il link per effettuare l'accesso alla nuova piattaforma SEGRETERIA DIGITALE (nel menu a destra dove è già presente il link al registro elettronico).
Si è provveduto anche a creare un link per scaricare il manuale con le istruzioni di base per l'accesso e l'utilizzo della procedura.
Ovviamente seguirà un primo periodo "sperimentale", durante il quale non verrà del tutto abbandonato il metodo di invio delle comunicazioni utilizzato fino ad ora. Si provvederà anche ad organizzare un breve incontro dimostrativo e di formazione con i dipendenti.
Ciò non toglie che il personale è invitato a passare al nuovo metodo fin da subito e che non sarà ammessa alcuna giustificazione in caso di mancata visione delle comunicazioni pubblicate e/o inviate dalla scuola mediante i canali sopra descritti.
La segreteria dell'Istituto, ed in particolare la DSGA, saranno a disposizione per qualsiasi precisazione e/o richiesta di supporto.

 

IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Dott.ssa Adriana BARONE